Tespit ve Öneri Defteri Nedir?

Onayı defter olarak ta bilinen tespit ve öneri defteri yürürlüğe 29 Aralık 2012 tarihli İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği ile girmiştir. Buradaki tanıma göre işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tavsiyelerin, tespit ve diğer önlemlerin yazılı olduğu, seri numaralı, bir asıl olmak üzere iki kopyalı sayfalara sahip olacak şekilde hazırlanan her işyerine özel hazırlanmış, işverene onaylatılmış defterdir.

İçindekiler ;

• Tespit ve öneri defteri nasıl onaylatılır?
• Tespit ve öneri defteri nasıl olmalı?
• Tespit ve öneri defterine neler yazılır?
• Tespit ve öneri defterinde dikkat edilmesi gereken konular

Tespit ve öneri defteri nasıl onaylatılır? 

Tespit ve öneri defteri işyerinin bağlı olduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüklerine ya da notere her sayfası mühürlenerek onaylatılır.

Tespit ve öneri defteri nasıl olmalı? 

Tespit ve öneri defteri her işyerine özel hazırlanmış bir defterdir. Her sayfası 1 asıl 2 kopya olmak üzere 3 nüshadan meydana gelir. Sayfaları numaralı olup, 1’den başlar ve kopya nüshalarda asıl sayfa ile aynı numarayı taşır.

Tüm işyerine özel olan tespit ve öneri defterinde ilk sayfada mutlaka işyeri bilgileri bulunmalıdır. İşyeri bilgileri SGK sicil numarası, iletişim bilgileri, işyeri adresi, işveren ya da sorumlu müdür bilgilerinden meydana gelir.

İnşaatlarda ise şantiye adresine göre defter onayı yapılmalıdır.

Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri yönetmelikte olmasa da, onaylı defterin ön sayfasında iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin bilgileri ve imzasını da ister. İşyerine özel olan bu defterde ilerleyen zamanda iş sağlığı ve güvenliği personeli değişebilir ve ön sayfada bulunan kişilerle işyerine hizmet veren kişilerin arasında farklılık meydana gelebilir.

Defter onayları Çalışma ve İş Kurumu İl müdürlüklerine ücretsiz olarak yapılmaktadır. Ancak İsg katip sözleşmelerinin 1 er kopyası talep edilmektedir.

Bu şekilde dayanağı olmayan ancak talep edilen ve bu defterin mantığına uygun olmayan uygulamalara itiraz etme şansı bulunmamaktadır. Bu yüzden defterin ön sayfasında iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimini yazmanız için gerekli alan bulunmuyorsa, sertifika bilgileri, isim ve imza içeren bir sayfayı kendiniz hazırlayarak ön sayfaya yapıştırabilirsiniz.

Tespit ve öneri defterine neler yazılır ?

Onaylanmış tespit ve öneri defterine firmada tespit edilen riskler, risklere ait çözümler ve çözüm önerileri yazılmalıdır. Defteri aldığınız zaman tüm mevzuat hemen yazılmamalıdır. Bunların bilgilendirmeleri farklı yapılır.

Defterde yer alan tespitlerin tamamı net ve açıklayıcı şekilde yazılmalı ve işverene sözlü olarak da belirtilmekte fayda var.

Bilgiler genel olarak yazılmamalıdır. Yani merdiven basamaklarında kaydırmaz bant bulunmalıdır yerine yemekhane merdiven basamaklarında kaydırmaz bant yoktur gibi net bir bilgi yazılmalıdır. Bunun devamında sorun için çözüm önerisi ilave edilmelidir. Ayrıca deftere yazılmış olan önerilerin uygulandığına dair sonradan bilgi verilebilir veya mail atılabilir.

Tespit ve öneri defterinde dikkat edilmesi gereken konular

Onaylı defterde bir sayfa doldurulurken tarih ve işyeri adı mutlaka yazılmalıdır. Pek çok tespit ve öneri defterinin iç sayfalarında bu bilgi yer almamaktadır. Bunun yazılması sayfalardaki karışıklığa engel olduğu gibi, gerektiğinde resmi bir kanıt olma özelliği taşır.

Onaylı defterde yazılan maddelerin ardından sayfa tek çizgi ile kapatılmalıdır. Bu şekilde olumsuz bir durumda ya da herhangi bir denetim anında olumsuz düşüncelerin önlenmesini sağlarsınız.

Deftere yazılan sayfaların alttan 2 nüshası koparılıp OSGB nin arşivine mutlak koyulmalıdır. Bu sayfaların zamanla silinmesi riskine karşılık mutlaka fotokopileri çekilmelidir. Defter iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından aynı anda imzalanmasa da olur. Çünkü yönetmelikte imzanın ayrı atılmasının sakıncası olmadığı belirtilmiştir. Bu nedenle yazacağınız önerilerde ilgili işyeri hekiminin imzasını beklemeseniz de olur.

Tespit ve öneri defteri hakkında işverenlerin defteri imzalamaması en fazla rastlanan sorundur. Ancak bu defter işverenin sorumluluğundadır. İmzalanmasa bile işverene tebliğ edilmiş kabul edilir. Bu nedenle işveren imzası için bir süre bekleyerek, kendinize ait olan nüshayı alarak saklamanız faydalı olacaktır.